Wie wir einer Aufsichtsbehörde geholfen haben, leichter ihrer Rechenschaftspflicht nachzukommen

Im Auftrag einer unabhängigen Aufsichtsbehörde haben wir deren veraltetes Lernsystem modernisiert. Mit dem neuen System kann die Behörde nun leichter ihrer Rechenschaftspflicht nachkommen und sowohl der Regierung als auch Branchenvertretern gegenüber die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften nachweisen.

Die Übernahme wichtiger Überwachungsfunktionen im Auftrag einer Regierung ist keine Aufgabe, die man auf die leichte Schulter nehmen sollte – besonders dann nicht, wenn Gesundheit und Sicherheit im Mittelpunkt dieser Aufgabe stehen. Die Menschen möchten sichergehen, dass das Personal der Behörde über alle notwendigen Fähigkeiten verfügt und gründlich geschult wurde, um effektiv arbeiten zu können.

Zwar waren die Mitarbeitenden der Kontrollinstanz für ihre wichtigen Aufgaben umfassend geschult, dennoch war es für unseren Kunden nicht leicht, den entsprechenden Nachweis zu erbringen.

Die Schulungsprozesse waren in ein kompliziertes Netz von Altsystemen des öffentlichen Sektors eingebunden. Wenn Lernende einen Kurs buchen wollten, mussten sie zwei Tage lang auf eine Rückmeldung warten. Denn ihre Anfrage durchlief zunächst einen ineffizienten und veralteten Prozess, in dem Tabellen noch manuell aktualisiert wurden.

Viele Lernende wollten ein derart undurchsichtiges System umgehen und hatten begonnen, ihre Schulung direkt zu buchen.

Die Aufsichtsbehörde wird von ihrem Verwaltungsrat, einem Ministerium und Branchenvertretern genau unter die Lupe genommen. Deshalb muss sie in der Lage sein, den diversen Interessenvertretern gegenüber schnell und effizient ihre Schulungs- und Compliance-Standards nachzuweisen.

Um hierbei möglichst effektiv zu sein, hat die Behörde einen Modernisierungsprozess eingeleitet. Nach einem Ausschreibungsverfahren wurden wir mit der Erstellung einer Totara-Learn-Plattform beauftragt. Diese sollte als alleinige Anlaufstelle für alle Lern- und Schulungsaktivitäten der Behörde dienen.

Das LMS wurde mit einem zentralen digitalen Buchungssystem ausgestattet. Damit ließ sich die für eine Kursbuchung benötigte Zeit von zwei Tagen auf wenige Minuten reduzieren. Die Lernenden werden zu relevanten Kursen geleitet und können über ein personalisiertes Lern-Dashboard ihre berufliche Entwicklung verfolgen.

Das LMS erleichtert auch die Arbeit für das Administrationsteam. Das Team kann nun viel einfacher Schulungen verfolgen und dokumentieren, Teilnahmebestätigungen ausstellen und über all diese Vorgänge Rechenschaft ablegen.

Mit den Berichten von Totara Learn kann die Aufsichtsbehörde völlig problemlos jede beliebige Information bereitstellen, die vom Verwaltungsrat oder anderen Interessengruppen angefordert wird.

Das LMS bietet den Lernenden ein besseres Nutzungserlebnis, ist einfacher zu pflegen und ermöglicht ein besseres Berichtswesen.

Fazit: Diese Lernplattform ist für Lernende leicht zu handhaben und bietet allen Beteiligten mehr Transparenz. So kann die Behörde in weitaus höherem Maße ihrer Rechenschaftsplicht nachkommen.

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