Der ultimative Kaufratgeber für Lernmanagementsysteme 

Alles, was man beim Kauf eines LMS bedenken muss 

Der Kauf eines LMS kann ein mühsamer Prozess sein. Ein Lernmanagementsystem ist für jede Organisation eine beträchtliche Investition. Das System wird von der überwiegenden Mehrheit, wenn nicht sogar von allen Mitarbeitern Ihrer Organisation genutzt. Interessenvertreter in verschiedenen Rollen werden sich wahrscheinlich einbringen oder zumindest eine Meinung zu dem fertigen Produkt haben.

Aus diesen Gründen ist es eine Entscheidung, die sehr gut durchdacht sein muss. Es ist auch etwas, das man besser von Anfang an richtig machen sollte.

Wir haben diesen ultimativen Kaufratgeber für Lernmanagementsysteme zusammengestellt, um Ihnen die wichtigsten Aspekte aufzuzeigen, die zu einem optimalen LMS führen. Die Ausgangspunkte für Ihr Konzept und damit für den Kauf eines LMS sind:

• Wozu brauche ich das LMS? 
  
• Was sollen meine Lernenden mit unserem LMS erreichen?
• Wie hoch ist mein Budget?

Schauen wir uns die Details dieser wichtigen Aspekte Ihrer LMS-Kaufentscheidung genauer an.

Funktionalität

Welche Aufgaben soll Ihr LMS erfüllen? Welche Art von Lernerfahrungen möchten Sie Ihren Nutzern bieten? Welche Eigenschaften und Funktionen brauchen Sie, um das zu erreichen?

Wie bereits erwähnt, gibt es hier ein Zusammenspiel zwischen Funktionalität und Budget. Dabei wird das Budget letztlich die Oberhand behalten. Dennoch sollten Sie eine Wunschliste von Funktionen haben, idealerweise nach Prioritäten gegliedert. 
 

Unsere Philosophie ist stets, dass sich die Technologie an Ihre Anforderungen anpassen muss. Keinesfalls andersherum.

Fragen Sie die Zielgruppe

Wir sind der festen Überzeugung, dass Ihre Lernenden Sie zu dem LMS leiten sollten, das sie benötigen. Dies tun wir zum Beispiel durch folgende Vorgehensweisen:

• Fokusgruppen, die einen repräsentativen Querschnitt der unterschiedlichen Benutzertypen Ihres LMS umfassen
• A/B-Tests mit verschiedenen Merkmalen und Funktionen
  
• Lernende werden verschiedenen Situationen ausgesetzt und es wird ermittelt, was sie vom LMS erwarten

Ihr LMS hängt letztlich vom Engagement Ihrer Lernenden ab. Stellen Sie also sicher, dass es die Wünsche und Bedürfnisse der Lernenden berücksichtigt.

Hinterfragen Sie Ihre Ausgangspunkte

In diesem Bereich wird uns oft berichtet, dass wir einen großen Mehrwert für unsere Kunden schaffen, aber Sie können den Prozess auch gerne ohne uns beginnen.Hinterfragen Sie jeden Aspekt Ihrer Ausgangspunkte und stellen Sie sie gezielt in Frage. Warum brauchen Sie diese Funktion? Was ist der Zweck? Könnte man die selben Ergebnisse auf eine bessere Art und Weise erreichen?

Skalierbarkeit

Die Sicherung Ihres LMS für die weitere Zukunft ist eine wirksame Methode, Ihre ursprüngliche Investition zu schützen und zu steigern. Ein LMS, das mit Ihrer Organisation und neuen Technologien wächst und sich anpasst, ist auf lange Sicht eine weitaus bessere Investition.

Wichtige Faktoren sind hier:

• Wie werden LMS-Upgrades und -Updates verwaltet?
• Müssen bei einem Upgrade alle kundenspezifischen Konfigurationen neu erstellt werden?
• Wie sieht die Roadmap für die von Ihnen in Betracht gezogenen LMS-Plattformen aus?

Berichtserstattung

Ob für Ihre eigenen Informationen, für wichtige Stakeholder oder externe Prüfer - der schnelle Zugriff auf die Daten Ihres LMS ist von großem Vorteil. Daher ist dies auch eine wichtige Überlegung in der Beschaffungsphase.

Praktische Funktionen, auf die Sie achten sollten:

• Die Möglichkeit, benutzerdefinierte automatische Berichte zu erstellen
• Die Option, verschiedene Berichte an unterschiedliche Zielgruppen zu senden (idealerweise automatisch)
• Einfache Replikation ähnlicher Berichte für verschiedene Teams, Abteilungen und Bereiche
• Visuelle Darstellung wichtiger Daten aus verschiedenen Quellen zur schnellen Entscheidungsfindung

Zugang

Zu den wichtigsten Erwägungen während des Kaufprozesses gehört auch die Frage, wie Ihre Lernenden auf Ihr LMS zugreifen werden. Dazu gehören Faktoren wie:

• User Provisioning
• Einschreibung 
• Barrierefreiheit

User Provisioning

Ihre Nutzer mit Ihrem LMS vertraut zu machen, kann zeitaufwendig sein. Während des Beschaffungsprozesses müssen Sie darüber nachdenken, wie Sie die Nutzer auf Ihre Plattform bringen wollen. Das Ziel ist es, den Nutzern den Zugang zu Ihrem LMS so einfach wie möglich zu machen. Die Integration mit anderen Plattformen, Ihr Personalverwaltungssystem und die Nutzung von Einzelanmeldungen sind einige Optionen.

Einschreibung 

Sobald Ihre Nutzer bei Ihrem LMS angemeldet sind, müssen Sie sie auch in Lernpfade einschreiben. Dazu benötigen Sie eine Anmeldestrategie, die eine direkte oder selbstgesteuerte Beteiligung beinhalten kann. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr künftiges LMS in der Lage ist, Ihre Lernenden auf die von Ihnen gewünschte Weise einzuschreiben. Im Idealfall wird dies so weit wie möglich automatisiert. 

Automatisierung

Die Lernenden in Ihr LMS zu bringen, in die richtigen Kurse zu platzieren und ihnen kontinuierlich die richtigen Lerninhalte zuzuweisen, war traditionell ein mühsamer Prozess. Die Automatisierung hat das geändert. Durch die Wahl eines LMS, das mit Ihrem Personalverwaltungssystem synchronisiert wird und Ihnen die Erstellung dynamischer Regeln ermöglicht, können Sie neue Benutzer problemlos einbinden, Lernpfade auf der Grundlage von den Positionen der Nutzer oder anderen Faktoren bereitstellen und automatisch Compliance-Schulungen für Re-zertifizierungen zuweisen.

Personalisierung

Dieselben dynamischen Regeln können auch eingesetzt werden, um ein ansprechendes Element der Personalisierung in Ihr LMS einzubringen. Lernpfade, die auf Karrierezielen oder beruflichen Interessen basieren, gezielte Förderung relevanter Kurse und kompetenzbasierte Inhalte sind nur einige Beispiele dafür, wie dies umgesetzt werden kann.

Barrierefreiheit

Ihr LMS sollte so gestaltet sein, dass alle Ihre Lernenden davon profitieren können. Denken Sie sorgfältig darüber nach, welche Standards für die Barrierefreiheit durch ein neues LMS erreicht werden sollen.

Hosting

Wie soll Ihr LMS gehostet werden? Hier haben Sie die Wahl zwischen einem selbst gehosteten LMS und einem verwalteten Hosting.

Selbstgehostetes LMS

Ein erfahrenes IT-Team fühlt sich womöglich wohler dabei, ein LMS selbst zu hosten. Nach den anfänglichen Investitionskosten ist das Self-Hosting auf lange Sicht wahrscheinlich kostengünstiger. Natürlich hängt dies davon ab, dass die Personal- und Zeitkosten die Einsparungen nicht überwiegen.

Es ist auch anzumerken, dass sich das Hosting eines LMS vom Hosting einer Website unterscheidet. Daher ist es wichtig, dass Ihr IT-Team mit den Besonderheiten und speziellen Anforderungen im Zusammenhang mit dem LMS-Hosting vertraut ist.

Verwaltetes Hosting

Beim verwalteten Hosting wird Ihr LMS von einem Dritten gehostet (idealerweise von einem erfahrenen LMS-Hosting-Unternehmen). Das bedeutet, dass Sie sich nicht um die technischen Aspekte des Plattformhostings kümmern müssen und sich stattdessen auf andere Aufgaben konzentrieren können.

Verwaltetes Hosting bedeutet: 

• Geringere Kapitalinvestitionen in Server und ein Rechenzentrum  
• Niedrigere Energierechnungen, mehr Platz und weniger Aufwand
  
• Entlastung Ihres IT-Teams (vor allem, wenn es sich nicht um LMS-Spezialisten handelt)  
• Administrative Aufgaben wie Serverüberwachung, Virenschutz, Backups, Wartung und Support werden Ihnen abgenommen.

Haushalt

Das Budget ist zweifelsohne ein wesentlicher Faktor - vielleicht sogar der wichtigste Faktor - bei der Investition in ein LMS. Sie wissen vielleicht genau, was Ihr LMS leisten soll und was Ihre Nutzer benötigen, aber das zählt nur wenig, wenn Sie nicht über das nötige Budget verfügen, um es auch umzusetzen.

Wie viel sollte ich für ein LMS ausgeben?

Das ist eine unlösbare Frage. Die Kosten für Ihr LMS werden von folgenden Faktoren beeinflusst:

• dem Umfang der benötigten Funktionalität
  
• dem Umfang der erforderlichen kundenspezifischen Anpassungen, falls vorhanden
• die Anzahl der Nutzer
• die benötigte Speicherkapazität
• die Hosting-Anforderungen

In dieser Hinsicht unterscheidet sich der Kauf eines LMS nicht von dem von Kleidung, Autos oder Immobilien. Je höher die Ausstattung und je größer der Grad der individuellen Anpassung, desto teurer wird es. Auf der Grundlage all dessen, was wir bisher besprochen haben, können Sie sich ein Bild von den finanziellen Vorteilen eines LMS machen, das genau das bietet, was Ihre Organisation braucht. Die Messung der zu erwartenden Rendite wird Ihnen helfen, ein mögliches Budget in den richtigen Kontext zu setzen.

Berechnung der Kapitalrendite

Ja, Ihr Budget kann Ihnen diktieren, was Sie mit dem Kauf eines LMS erreichen können. Aber ein LMS im Wert von € 5.000, das nicht wirklich das tut, was Sie brauchen, kann letztendlich teurer sein als ein LMS im Wert von € 50.000, das Ihre jährlichen Schulungskosten um € 250.000 senkt.

Um ein Budget zu erielen, das den gewünschten Nutzen und die gewünschten Funktionen bietet, müssen Sie einen überzeugenden Business Case für Ihr LMS erstellen. Das bedeutet, dass Sie überlegen müssen, wie Sie die Auswirkungen Ihres LMS messen.

Ein guter Mittelweg

Als einen Mittelweg aus diesem Dilemma haben wir Sparkentwickelt, eine Plattform, die mit Moodle LMS , Moodle Workplace und arbeitet. Totara Learn. Durch eine umfangreiche Auswahl an Konfigurationen und die Möglichkeit, die am häufigsten gewünschten Add-ons hinzuzufügen, sowie individuelle Anpassungen, bietet Spark ein individuelles LMS, ohne dass Sie Ihr gesamtes Budget für ein benutzerdefiniertes LMS ausgeben müssen.

Erfolg

Angesichts all dessen, was wir bisher in Betracht gezogen haben, ist es ein wichtiger Teil des LMS-Kaufprozesses zu überlegen, wie Erfolg konkret aussieht. Wie könnte ein gutes Ergebnis in Ihrem Kaufprozess aussehen? Das könnte einige der Dinge berücksichtigen, die wir bereits angesprochen haben, wie zum Beispiel:

• Die Einhaltung des Budgets
• Bereitstellung spezifischer Funktionen
• Förderung des Engagements
• Erzielung einer Investitionsrendite

Überlegen Sie, wie Sie den ROI und andere Erfolge messen wollen. SIe können beispielsweise folgende Aspekte erfassen:

• Produktivitätssteigerung oder Leistungssteigerung bei den Lernenden
• Eingesparte Arbeitsstunden
• Zeit- oder Geldersparnis bei Verwaltungsarbeit oder Kurserstellung
• Mehr Anmeldungen, Einschreibungen oder Beteiligung

In dieser Phase können Sie damit beginnen, über die beste Plattform und Technologie für Ihre Anforderungen nachzudenken.

Plattformen

Die entscheidende Phase des LMS-Kaufprozesses ist unweigerlich die Festlegung auf eine Plattform. Wie wählen Sie also das richtige LMS für Ihre Organisation aus?

Das Angebot auf dem Markt ist vielfältig und reicht von herkömmlicher lizenzierter Software bis hin zu Open-Source-Optionen. Wir entwickeln seit 2005 Online-Lernplattformen. Dabei sind wir nicht an eine bestimmte Software gebunden und werden unseren Kunden immer die Technologie empfehlen, die für ihre Anforderungen am sinnvollsten ist.

Wir haben mehr als 1.100 Plattformen suppportet und entwickelt und haben bisher noch keine Situation erlebt, in der ein herkömmlicher Softwarelizenzvertrag die beste Lösung für einen Kunden war. Unserer Erfahrung nach bietet Open Source immer mehr Flexibilität, Kosteneffizienz und Skalierbarkeit. Aus diesem Grund konzentrieren wir uns in diesem LMS-Kaufratgeber auf die drei Open-Source-Plattformen, die wir am häufigsten einsetzen:

• Totara Learn
• Moodle LMS
• Moodle Workplace

Totara Learn

Totara Learn ist ein flexibles LMS für Unternehmen, das Sie bei der Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter unterstützt. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
Einfaches Compliance-Management

Optimieren Sie Ihre Compliance mit den Tools, Programmen und Pfade, die Ihnen helfen, die vorgeschriebenen Schulungsmaßnahmen zu erfüllen. Dazu gehören auch regelmäßige Erinnerungen an diejenigen, die die vorgeschriebenen Aufgaben noch nicht erledigt haben. 

Offline- und integriertes Lernen für unterwegs

Totara Learn dient als zentrale Drehscheibe für die Verwaltung von Online-, Offline- und integrierten Lernangeboten. Zu den Funktionen gehören ein Buchungssystem für Veranstaltungen, Teilnahmeverfolgung, Wartelisten, Raumverwaltung und Anmeldelisten. Eine eigene mobile App sorgt dafür, dass Lernende jederzeit und von jedem Gerät aus auf Ihr LMS zugreifen können.

Organisationshierarchie

Spiegeln Sie selbst komplexe Strukturen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Lerninhalte erhalten. Weisen Sie Lerninhalte bestimmten Gruppen zu, beschränken Sie den Zugriff auf vertrauliche Daten und erstellen Sie Team-Dashboards für Vorgesetzte. Die Mandantenfähigkeit ermöglicht es Ihnen, getrennte Lernumgebungen für verschiedene Abteilungen, Bereiche, Partner, Kunden und andere Gruppen zu schaffen.

Umfassende Tools für die Berichterstattung

Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte, um die wichtigsten Daten für Ihr Unternehmen zu ermitteln. Berichtstools lassen sich leicht einsetzen, um die Leistungsfähigkeit der Lernenden zu ermitteln, die Compliance zu verbessern und Kompetenzlücken zu überwachen.

Personalisierte Lernpfade

Erstellen Sie Lernpfade für verschiedene Tätigkeitsbereiche, Fähigkeiten und Erfahrungsstufen. Stellen Sie den richtigen Mitarbeitern zur richtigen Zeit die richtigen Lerninhalte zur Verfügung und sorgen Sie so für eine reibungslosere Lernerfahrung und einen geringeren Verwaltungsaufwand.

 Moodle LMS

Moodle LMS ist ein individuell anpassbares und weithin bewährtes Open-Source-LMS. Zu seinen wichtigsten Funktionen gehören:

Flexibilität durch Open Source

Verwenden Sie eine bewährte Kernplattform und passen Sie diese individuell an, um ein LMS zu erstellen, das genau auf Ihre Organisation zugeschnitten ist. Nutzen Sie Plugins und Erweiterungen - wovon viele von der aktiven Moodle-Entwicklergemeinschaft erstellt werden - um zusätzliche Features und Funktionen hinzuzufügen.

Eigene App und Offline-Synchronisation

Ermöglichen Sie Ihren Lernenden, wo und wann immer sie wollen zu lernen. Die eigene Moodle-App bringt Ihr LMS auf jedes Gerät. Mit der Offline-Synchronisierung können Nutzer auch dann lernen, wenn sie keine Internetverbindung haben.

Lernentwicklung ermitteln und verwalten

Erfassen Sie die Fortschritte jedes einzelnen Lernenden und erhalten Sie die nötigen Einblicke und Analysen. Mit benutzerdefinierten Berichten erhalten Sie die Daten, die Sie von Moodle LMS benötigen, um die Leistung zu analysieren, gezielte Schritte einzuleiten und zusätzliche Unterstützung anzubieten.

Kollaborative Lernerfahrungen

Teilen Sie Ihr Wissen in Ihrem Unternehmen mit einer Reihe von Tools, die Sie dabei unterstützen. Zu den Funktionen gehören Foren (einschließlich privater Antworten von Administratoren), Mitteilungen zwischen Nutzern, Gruppennachrichten, Live-Chat und Peer-basierte Bewertungen.  

Leichte Zugänglichkeit 

Heißen Sie alle Ihre Lernenden in Moodle LMS willkommen, dank der integrierten Zugangsprüfung für Ihre Kurse, der Compliance mit WCAG 2.1 AA und der mehr als 100 verfügbaren Sprachen.

Moodle Workplace

Moodle Workplace ist ein LMS für Unternehmen mit Moodle LMS-Funktionalität und zusätzlichen Funktionen zur Unterstützung von Mitarbeiterschulungen, Onboarding und Compliance-Training. Zu den Funktionen gehören:

Individuelle Schulungsprogramme

Sparen Sie Verwaltungszeit durch die automatische Zuweisung von Lerninhalten an Einzelpersonen oder Teams auf der Grundlage der von Ihnen festgelegten Regeln. 

Verwaltung von mehreren Bereichen

Schaffen Sie individuelle Lernumgebungen für verschiedene Bereiche Ihres Unternehmens. Sie können individuelle Bereiche Ihres LMS für Kunden, verschiedene Abteilungen oder Tochtergesellschaften entwickeln, so dass das Erscheinungsbild und die Lerninhalte auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten sind.

Zeitsparende Automatisierung

Nutzen Sie die regelbasierte Automatisierung, um die Verwaltung Ihres LMS zu vereinfachen. Ermöglichen Sie automatisierte Einschreibung, Compliance-Schulungen und eine breite Palette von Funktionen auf der Grundlage definierter Benutzerrollen und Hierarchien.

Replizieren Sie Ihre Struktur

Spiegeln Sie die Unternehmenshierarchie ab, um jedem Benutzer Rollen, Verwaltungsaufgaben und Sicherheitsberechtigungen zuzuweisen. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Lernenden Zugang zu den richtigen Informationen haben, entsprechend Ihrer Struktur und Ihren Berichtslinien.

Leistungsstarke Berichterstattung

Ein fortschrittlicher, benutzerdefinierter Berichtersteller ermöglicht es Ihnen, fast jede Metrik in einen einmaligen oder regelmäßigen Bericht zu integrieren. Dadurch erhalten Sie einen besseren Einblick in Ihre Lern- und Entwicklungsprozesse, und die Berichte können über verschiedene Abteilungen hinweg gemeinsam genutzt werden.

Beginnen Sie Ihren LMS-Kaufprozess

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Einkaufsführer bei der Planung Ihres neuen Lernmanagementsystems nützlich ist. Wie wir bereits zu Beginn erwähnt haben, hängt der weitere Verlauf Ihrer Kaufentscheidung davon ab, ob Sie in der Lage sind, die richtige Entscheidung zu treffen:

1. Was verlangen Sie von einem LMS?
2. Was verlangen Ihre Lernenden von einem LMS?
3. Welche Finanzierungsmöglichkeiten gibt es, um diese Kriterien bestmöglich zu erfüllen?

Die aufgeführten Punkte sollen Ihnen als Denkanstoß dienen, um Antworten auf diese Fragen zu finden. Wenn Sie Feedback oder Fragen zu dem Gelesenen haben, können Sie sich jederzeit an uns wenden.

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