27. Mai 2021

Integration von HR-System und LMS

Jonny McAlister

Jonny McAlister

Head of Sales & Marketing

Die Synchronisierung von HR-System und LMS hat viele Vorteile. Denn Sie sparen Zeit und Geld bei der Verwaltung Ihre betrieblichen Fort- und Weiterbildung.

Mit Ihrem HR-System, auch Personalinformationssystem genannt, können Sie Ihre Beschäftigten managen. Das LMS wiederum managt die Fort- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden – ein zentraler Aspekt bei der Maximierung des Leistungsniveaus und der Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten. Beides sind wichtige Faktoren für das HR-Management. Daher sollten Ihr HR-System und Ihr LMS miteinander sprechen können, um Prozesse zu automatisieren, Effizienzen zu schaffen und den Aufwand für die Duplizierung zu reduzieren.

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit der Integration Ihres HR-Systems und Ihres LMS, um genau das zu tun.

Warum die Integration von HR-System und LMS sinnvoll ist

illustrierte Abbildung

Automatische Datenerfassung

Mit jeder Neueinstellung von Beschäftigten werden alle Personendaten im HR-System erfasst. Wie auch immer Sie diese Daten erfassen, sie werden eingegeben. Ein Großteil dieser Daten wird auch in Ihrem LMS benötigt. Durch Integration Ihres HR-Systems und Ihres LMS lassen sich die relevanten Daten zwischen den beiden Systemen automatisch synchronisieren – ohne dass doppelter Aufwand oder Zusatzkosten für die wiederholte oder manuelle Datenerfassung anfällt.

Spiegelung der Unternehmensdaten

Aufgrund der Integration können Sie Daten wie Organisationsstruktur, Planstellen, Managementstruktur und Aufgabenzuweisungen leicht in Ihr Lernmanagementsystem replizieren. Wenn Sie die Personenangaben wie Stellenbezeichnung, Linienmanager und Abteilung zwischen den beiden Systemen synchronisieren, versorgen Sie Ihr LMS mit den notwendigen Informationen. Sie teilen dem LMS mit, wo sich die Person in Ihre Struktur einfügt und wer für die Aufsicht der Fort- und Weiterbildung zuständig ist.

Automatische Lernpfade

Sobald Ihre Unternehmensdaten synchronisiert sind, können Sie anhand der im HR-System vorhandenen Informationen automatische Lernpfade in Ihrem LMS erstellen. Dazu gehört beispielsweise die automatische Einschreibung von neuen Mitarbeitenden für Pflichtschulungen und Einweisungsinhalten. Das kann aber auch die Festlegung von Schulungspfaden auf Grundlage von Abteilung, Rolle oder Erfahrungsgrad der Mitarbeitenden sein.

Wenn Sie Ihr integriertes HR-System und Ihr LMS mit dynamischen Zielgruppen verknüpfen, spiegelt Ihr LMS mit jedem Karriereschritt Ihrer Lernenden den aktuellen Stand wider. Ändert sich zum Beispiel die Berufsbezeichnung oder die Abteilung im HR-System, kann das LMS die Mitarbeitenden automatisch für Lernpfade einschreiben, die für die neue Aufgabe relevant sind.

Kein manuelles Eingreifen

Nach der Synchronisierung von HR-System und LMS müssen Sie nicht mehr manuell eingreifen. Solange die Integration Ihre Anforderungen abbildet, wird sie genau das tun, was Sie von ihr verlangen: Das LMS wird mit Ihrem HR-System synchron gehalten. Neue Beschäftigte werden rasch dem LMS hinzugefügt. Ausscheidenden Mitarbeitern wird der Zugriff entzogen, sobald Sie aus dem HR-System gelöscht werden.

Einfaches Datenhandling

Die Integration stellt sicher, dass Nutzende aus dem LMS gelöscht werden, sobald sie aus Ihrem Unternehmen ausscheiden. Lernmanagementsysteme wie Totara bieten eine Funktion zur Datenbereinigung. Mit dieser Funktion können Sie bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses die Daten der Personen rasch anonymisieren. Sie können auch darauf vertrauen, dass die für die LMS-Berichte verwendeten Daten genau und zuverlässig sind und mit den Daten im HR-System übereinstimmen.

illustrierte Figur, die an einem Laptop arbeitet

Integration von HR-System und Totara TXP

Mit der HR-Importfunktion von Totara können Sie Ihr HR-System ganz einfach in Ihr LMS einbinden. Totara unterstützt alle hier erwähnten Integrationen.

Integration von HR-System und Moodle Workplace

Moodle Workplace hat keine HR-Importfunktion wie Totara. Die Integration kann jedoch über eine Flat-File-Integration (z. B. Export einer CSV-Datei aus dem HR-System und Import in das LMS), über ein API oder über ein kundendefiniertes Plugin erfolgen.

Moodle Workplace unterstützt Aufgabenzuweisungen sowie Organisations- und Positionshierarchien, sodass Sie die Struktur Ihrer Organisation im LMS abbilden können. Sie können besonderen Zielgruppen, z. B. Personen einer speziellen Abteilung oder Personen mit einer bestimmten Berufsbezeichnung, über dynamische Regeln Lerninhalte zuweisen.

Das System verfügt auch über eine globale Berichtsfunktion. So können Sie wichtige Lerninformationen aus dem gesamten Unternehmen auswerten.

Integration von HR-System und Moodle

Moodle hat ebenfalls keine HR-Importfunktion. Wie bei Moodle Workplace kann auch hier die Integration über eine Flat-File-Integration (z. B. Export einer CSV-Datei aus dem HR-System und Import in das LMS), über ein API oder über ein kundendefiniertes Plugin durchgeführt werden.

Wenn Sie die Anmeldung an Ihrer Moodle-Site durch die Integration mit Ihrem HR-System automatisieren möchten, muss das direkt über das HR-System oder ein eigenes Plugin gesteuert werden.

Moodle unterstützt aktuell keine Organisationshierarchien, Positionshierarchien oder Aufgabenzuweisungen. Für die Abbildung Ihrer Organisationsstruktur im LMS ist daher eine individuelle Programmierung erforderlich. Alternativ können Sie das aber auch mit eigendefinierten Profilfeldern erreichen. Es gibt keine Option für dynamische Zielgruppen oder Regeln, mit der Sie Lerninhalte automatisch in Moodle zuordnen können.

Derzeit bietet Moodle keine globale Berichtsfunktion. Es ist jedoch geplant, Funktionen des Reportgenerators von Moodle Workplace zu integrieren.

Interessiert an der Integration von HR-System und LMS?

Wenn Sie Fragen zur Integration Ihres HR-Systems und Totara, Moodle Workplace oder Moodle haben, füllen Sie bitte das unten stehende Formular aus. Wir melden uns dann bei Ihnen.

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