So gewinnen Sie die Unterstützung von Stakeholdern für Ihr Learning Management System

Die Einführung eines neuen Learning Management Systems (LMS) ist eine weitreichende Entscheidung für jeden L&D-Verantwortlichen. Nach zahlreichen Demos und intensiver Recherche wird schnell klar, dass das Potenzial enorm ist: bessere Lernerlebnisse, transparentere Berichte, effizientere Prozesse und messbar bessere Lernergebnisse. Doch viele L&D-Experten stehen vor einer wiederkehrenden Herausforderung: die Zustimmung der Stakeholder gewinnen.

Vielleicht sind CFOs skeptisch gegenüber dem Return on Investment. Oder Sie haben es mit wenig engagierten Führungskräften zu tun oder mit einem IT-Team, das die technische Umsetzung als kompliziert einstuft. Selbst die Lernenden könnten der Veränderung zunächst ablehnend gegenüberstehen.

Stakeholder-Engagement gehört zu den schwierigsten, aber auch wichtigsten Aufgaben in L&D-Projekten. Mit der richtigen Strategie geht es dabei weniger ums Überzeugen – sondern darum, gemeinsam echten Mehrwert zu schaffen. So gelingt es.

Lernen und Entwicklung als Business-Treiber statt als Support-Funktion positionieren

Ein guter erster Schritt ist, sich bewusst mit der Denkweise Ihres Unternehmens in Bezug auf Learning & Development (L&D) auseinanderzusetzen. Zu häufig wird L&D als reaktive Dienstleistung wahrgenommen. Trainings werden erst angeboten, wenn bereits ein Problem entstanden ist, anstatt präventiv zu wirken und Probleme frühzeitig zu vermeiden.

Doch es gibt Anzeichen für einen Wandel: In leistungsstarken Unternehmen wird L&D zunehmend als strategischer Wegbereiter gesehen. Laut einer Studie des CIPD stimmen in solchen Top-Organisationen 97 % der L&D-Profis zu, dass ihre Führungskräfte Lernen klar mit der Unternehmensstrategie verknüpfen. In diesen Unternehmen wartet L&D nicht auf die Freigabe – Lernen ist bereits fest in der Unternehmensplanung verankert. Auch die aktuelle Global Sentiment Survey von Donald H. Taylor zeigt diesen Trend: "engere Zusammenarbeit mit dem Unternehmen" ist im Ranking um drei Plätze gestiegen – von Platz 9 auf Platz 6. 

Um dieses Niveau zu erreichen, müssen Sie aufhören, um Zustimmung zu bitten und stattdessen Relevanz schaffen, um diese Zustimmung zu verdienen. Stellen Sie sich die Frage: „Wo will das Unternehmen hin und wie kann L&D dabei helfen, schneller und besser dorthin zu gelangen?“ Das erfordert Selbstbewusstsein, Klarheit und die Bereitschaft, in der Sprache von Business-Zielen und Wirkung zu sprechen und nicht nur über Trainingsformate oder Lerninhalte.

Verstehen Sie die Prioritäten Ihrer Stakeholder

Jeder Stakeholder hat unterschiedliche Prioritäten. Ein CFO legt den größten Wert auf Kosteneinsparungen und Return on Investment. Ein CEO konzentriert sich auf Produktivität, Umsatz und Effizienz. Die IT-Abteilung denkt vor allem an Systemintegration, Sicherheit und Datenkonformität.

Um die Stakeholder von Ihrem Vorhaben zu überzeugen, müssen Sie verstehen, was ihnen am wichtigsten ist, und Ihre Kommunikation entsprechend anpassen. Das erreichen Sie durch:

• ✅ Durchführung von Stakeholder Interviews, um Erwartungen, Bedenken und Erfolgskriterien zu ermitteln.
• ✅ Einsatz eines Stakeholder Mapping Grids, um zu identifizieren, wer basierend auf Einfluss und Interesse priorisiert werden sollte
• ✅ Klärung, wie Erfolg für jede Gruppe aussieht und welchen Beitrag das Lernmanagementsystem dazu leisten kann

Wenn Sie sich unsicher sind, was einem Stakeholder wirklich wichtig ist, stellen Sie am besten folgende Frage: „Für welche Kennzahlen sind Sie in diesem Quartal verantwortlich?“ Diese Information zeigt Ihnen, welche Ergebnisse für ihn am bedeutendsten sind.

Gemeinsam eine Vision entwickeln (statt nur zu präsentieren)

Stakeholder unterstützen Vorhaben viel eher, wenn sie aktiv an deren Gestaltung beteiligt sind. Eine McKinsey-Studie mit über 2000 Führungskräften zeigte, dass nur 26 Prozent organisatorischer Transformationen als „sehr oder vollständig erfolgreich“ in Bezug auf Leistungsverbesserung und nachhaltige Wirkung eingestuft wurden. Bei erfolgreichen Bemühungen bezogen 45 % der Führungskräfte die Mitarbeiter in die Gestaltung des Wandels ein, bei erfolglosen dagegen nur 32 %, was die Bedeutung einer frühzeitigen Einbeziehung in die Gestaltung des Wandels unterstreicht.

Doch wie gelingt es, Stakeholder sinnvoll in den Prozess einzubinden? Hier sind einige praxisnahe Ansätze, die Sie ausprobieren können:

Workshops Co-Designen

Bringen Sie Vertreterinnen und Vertreter aus Schlüsselbereichen wie Vertrieb, Betrieb, Personalwesen, Compliance und IT zusammen. In strukturierten Workshops können reale Anwendungsfälle für das Lernmanagementsystem identifiziert, Herausforderungen in der aktuellen Lernbereitstellung aufgedeckt und Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen wie HRIS oder CRM erkundet werden. Solche Sitzungen zeigen, wie verschiedene Abteilungen das LMS unterschiedlich nutzen und wo es den größten Mehrwert schaffen kann.

Workshops zur Priorisierung von Funktionen

Unterschiedliche Teams haben unterschiedliche Anforderungen an ein LMS. Eine Priorisierungsübung hilft den Beteiligten, Abwägungen zu verstehen, gemeinsam fundierte Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass ihre wichtigsten Bedürfnisse berücksichtigt werden. Gleichzeitig entsteht ein transparenter Entscheidungsprozess für Funktionen oder Anforderungen, die möglicherweise erst später in der Roadmap umgesetzt werden.

Funktionsübergreifende LMS-Arbeitsgruppen

Stellen Sie ein funktionsübergreifendes Umsetzungsteam mit Stakeholdern aus zentralen Geschäftsbereichen zusammen. Diese Arbeitsgruppe kann den Fortschritt überwachen, die Initiative intern fördern, kontinuierliche Nutzererkenntnisse liefern und potenziellen Widerstand frühzeitig erkennen. So entsteht ein Netzwerk interner Fürsprecherinnen und Fürsprecher, die sich bereits mit dem LMS identifizieren.

Erstellen Sie den Business Case mit Daten und Beweisen

Die meisten Stakeholder haben nichts gegen Lernen an sich, stehen aber unter Druck, fundierte und nachvollziehbare Investitionsentscheidungen zu treffen. Ihre LMS Empfehlung muss daher mehr bieten als gute Absichten und Begeisterung, sie muss die zentrale Frage beantworten: „Warum genau dieses Projekt, warum gerade jetzt und warum sollten wir glauben, dass es funktioniert?“

Beginnen Sie mit einer klaren und belegbaren Problemstellung, die das LMS im Unternehmen löst. Stakeholder lassen sich selten durch abstrakte Vorteile wie „eine bessere Lernkultur“ motivieren. Viel wirkungsvoller ist es, konkrete Herausforderungen aufzuzeigen, wie zum Beispiel:

• ❇️ Hohe Mitarbeiterfluktuation aufgrund mangelnder Entwicklungsmöglichkeiten
• ❇️ Qualifikationsdefizite bremsen Wachstum und Innovation
• ❇️ Compliance-Verstöße, die ein Rechts- und Reputationsrisiko darstellen
• ❇️ Ineffiziente Schulungsprozesse, die wertvolle Zeit kosten

Zeigen Sie anschließend die Kosten des Nichthandelns auf. Ein besonders überzeugender Ansatz ist es, klarzumachen, dass Untätigkeit ebenfalls erhebliche Kosten verursacht. Zum Beispiel:

• Fluktuationskosten - Laut Gallup kostet die Neubesetzung einer Stelle bis zu das Doppelte des Jahresgehalts, wenn man Rekrutierung, Einarbeitung und Produktivitätsverlust berücksichtigt.
• Compliance Risiken - In regulierten Branchen können Bußgelder für Verstöße in die Millionen gehen, von den schwer messbaren Imageschäden ganz zu schweigen.
• Produktivitätsverluste - Ohne effiziente Lernprozesse verbringen Mitarbeitende mehr Zeit mit der Suche nach Antworten. Auch die Verwaltungsbelastung für das L&D Team wächst ohne das passende Tool.

Indem Sie ein Bild von diesen Risiken zeichnen, verlagern Sie das Gespräch von "Haben wir das Budget für dieses LMS?" zu "Können wir es uns wirklich leisten, nicht zu investieren?"

Als nächstes sollten Sie die erwarteten Auswirkungen hervorheben. Dazu gehören unter anderem die Reduzierung der Einarbeitungszeit, Minimierung von Compliance Risiken, Verringerung des administrativen Aufwands und Steigerung der Mitarbeiterbindung. 

Definieren Sie abschließend, wie der Erfolg gemessen wird. Erfassen Sie zunächst den Ausgangswert, und zeigen Sie dann auf, wie Fortschritte anhand relevanter Kennzahlen nachvollzogen werden (zum Beispiel Time to Productivity, Abschlussquoten, Fehlerreduktion). Lernbewertungsmodelle können dabei unterstützen. Planen Sie regelmäßige Berichte an Stakeholder ein, etwa über Dashboards, Fallstudien oder interne Newsletter. Je sichtbarer die Erfolge, desto größer das Vertrauen.

Widerstände frühzeitig erkennen und gezielt adressieren

Veränderung kann Unsicherheit auslösen, und manche Stakeholder werden sich aus nachvollziehbaren Gründen zunächst zurückhalten. Vielleicht haben sie schlechte Erfahrungen mit früheren Implementierungen gemacht, erkennen den Nutzen noch nicht, sorgen sich um Mehraufwand oder fühlen sich von neuer Technologie überfordert.

Entscheidend ist, Widerstände nicht als Hindernis, sondern als wertvolle Hinweise zu betrachten. Sie zeigen, wo Kommunikation, Unterstützung oder Planung noch optimiert werden müssen. Gehen Sie offen, einfühlsam und transparent damit um. Erkennen Sie die Veränderung als Herausforderung an, erläutern Sie die Vorteile und zeigen Sie auf, wie der Übergang möglichst reibungslos gestaltet wird.

Offener Dialog ist entscheidend. Schaffen Sie Möglichkeiten für ehrliches Feedback, bieten Sie Trainings an, um Sicherheit im Umgang mit dem LMS aufzubauen, und teilen Sie frühzeitig erste Erfolge, um den Mehrwert sichtbar zu machen. Wenn Menschen sehen, dass ihre Bedenken gehört und ernst genommen werden, wechseln sie viel eher von Skeptikern zu Unterstützern.

Bei Synergy Learning helfen wir Ihnen nicht nur bei der Auswahl des richtigen LMS, sondern bieten auch Schulungen und Beratung an. Unser Team aus erfahrenen L&D-Beratern ist bereit, Einblicke, Empfehlungen und praktische Unterstützung zu geben, damit Sie und Ihr Team die Ergebnisse erzielen, die Sie von Ihrer Lernplattform erwarten - und damit Sie von Anfang an mit Ihrem LMS zufrieden sind.

Bereit, Ihre Stakeholder für Ihr LMS zu gewinnen?

Viele L&D-Teams betrachten die Zustimmung der Stakeholder als einen Meilenstein des Projekts: "Wenn die Führung zustimmt, sind wir fertig." In Wirklichkeit ist die Einbeziehung der Stakeholder ein fortlaufender Prozess, da sich die Prioritäten verschieben, die Mitarbeiter wechseln und die Menschen das "Warum" vergessen, wenn sie nicht daran erinnert werden.

Um Unterstützung langfristig zu sichern, halten Sie Lernen sichtbar, führen Sie offene Gespräche und demonstrieren Sie kontinuierlich den Mehrwert. So schaffen Sie nicht nur Zustimmung, sondern nachhaltiges Vertrauen in die Wirkung von L&D.

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