Advice NI

Aufbau einer Infrastruktur für eine Wohltätigkeitsorganisation, um in Krisenzeiten dringend benötigte Schulungen durchführen zu können, damit hilfsbedürftige Menschen in schwierigen Lebensumständen die nötige Unterstützung erhalten.

Schulungen in Krisenzeiten

Advice NI ist eine Wohltätigkeitsorganisation, die ein ganzes Netzwerk von Organisationen unterstützt, die kostenlose, unabhängige Beratung zu Themen wie Sozialleistungen, Schulden, Wohnungsangelegenheiten und Einwanderung in Gemeinden in ganz Nordirland anbieten. Die Organisation bietet zudem über ihre gebührenfreie Hotline unabhängige Beratung für Bürgerinnen und Bürger zu ähnlichen Themen an.

Seit 2007 arbeiten wir mit Advice NI zusammen und stellen eine Moodle LMS E-Learning-Plattform zur Verfügung, die das Team bei der Durchführung wichtiger Schulungen unterstützt. Mit zunehmendem Wachstum und technologischem Fortschritt haben wir Advice NI bei zahlreichen Upgrades, Neuentwicklungen und veränderten Anforderungen unterstützt.

Doch erst als Covid-19 im Jahr 2020 zuschlug, kam die E-Learning-Infrastruktur so richtig zum Tragen. Advice NI wurde damit beauftragt, die Covid-19-Gemeinde-Hotline zu betreiben, was einen sprunghaften Anstieg der Anrufe bei den Beratungstelefonen von 70 pro Tag auf 2.000 pro Tag zur Folge hatte. Ab diesem Zeitpunkt spielte das LMS eine entscheidende Rolle bei der Ausbildung der neuen ehrenamtlichen Mitarbeiter, die für die Besetzung der Helpline benötigt wurden.

Rascher Wissensaustausch mit dem Zustrom von Neuankömmlingen 

Um den sprunghaften Anstieg des Anrufvolumens so schnell wie möglich zu bewältigen, baute Advice NI auf die Unterstützung eines Teams engagierter - jedoch ungeschulter - Ehrenamtler. Es meldeten sich etwa 90 Freiwillige, um die Wohltätigkeitsorganisation bei der Bewältigung der zahlreichen Anrufe zu unterstützen, bei denen schutzbedürftige Bürgerinnen und Bürger mit Attesten, dem Zugang zu Lebensmitteln und Medikamenten und anderen bedeutenden Veränderungen in ihrem Leben zu kämpfen hatten.

Damit die Ehrenamtlichen angemessene Hilfe leisten konnten, mussten sie in den Systemen und Verfahren von Advice NI geschult werden. Da die Personalressourcen bereits bis zum Äußersten beansprucht waren, die Telefone mit allen verfügbaren Kräften besetzt werden mussten und eine persönliche Schulung nicht möglich war, bot die Moodle-Plattform die perfekte Lösung für diese schwierige Situation.

Advice NI erstellte Lerninhalte, um den ehrenamtlichen Mitarbeitern den Umgang mit dem Fallerfassungssystem zu vermitteln, mit dem alle Kontakte mit Bürgern und die in deren Namen durchgeführten Maßnahmen verwaltet und überprüft werden konnten. Dazu gehörten Schulungen zur Verwendung der Software selbst und Skripte, die den Freiwilligen bei Telefonaten helfen sollten.

Die ehrenamtlichen Mitarbeiter wurden auch darin geschult, wie sie schutzbedürftige Personen an andere Einrichtungen, z. B. Behörden und Gemeindegruppen, verweisen könnten, um die von ihnen benötigte Unterstützung zu erhalten.
 

Hocheffizient, voll rechenschaftspflichtig

Mit Hilfe des Moodle LMS konnte Advice NI nicht nur schnell von persönlichen Schulungen umstellen, als die Pandemie ausbrach, sondern verfügte auch über die Infrastruktur, um neue Mitarbeiter in einer Notfallsituation schnell und effizient zu schulen.

Neue Schulungsmaterialien, Links und Videos wurden dem LMS hinzugefügt und allen Mitarbeitern und ehrenamtlichen Helfern sofort zur Verfügung gestellt, sobald neue Best Practices oder Anleitungen veröffentlicht wurden.

Durch die Umstellung auf das Online-Lernsystem verfügt Advice NI auch über eine umfassende digitale Aufzeichnung der absolvierten Schulungen, die es dem Unternehmen ermöglicht, der Gemeinden, Regierung und anderen Geldgebern über die Einhaltung der Vorschriften und das Engagement ihres Teams zu berichten.

"Wir haben eine lange Beziehung zu Synergy Learning und haben sehr gut zusammengearbeitet. Beide Organisationen sind im Laufe der Zeit, in der wir zusammenarbeiten, erheblich gewachsen, und unsere Beziehung passt sich immer wieder an die sich ändernden Umstände und neuen Herausforderungen an. Während des ersten Lockdowns wurde die Bedeutung dieser Beziehung besonders deutlich."
Patricia Donald | Head of Comms & Digital

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